Global Enhanced Accounts Receivable - Forderungsmanagement

Offene Posten im Autohaus stellen aufgrund der hohen Kapitalbindung ein grosses Problem dar. Die Bearbeitung und Verwaltung der Kundenforderungen findet oftmals noch mehr oder weniger zu Fuß statt. Es werden Forderungslisten ausgedruckt und an die Mitarbeiter im Unternehmen zur Bearbeitung verteilt, um anschließend über handschriftliche Vermerke oder interne Telefonate den voraussichtlichen Zahlungseingang oder Gründe für Nichtzahlung der Rechnung seitens des Kunden in Erfahrung zu bringen und die weitere Vorgehensweise festzulegen.

Dieser Prozess soll effizienter gestaltet werden.

Schritt 1: Aufbereitung der offenen Posten

Die offenen Posten werden aus dem Dealer-Management-System ausgelesen. Dabei werden sie nach Alter, Betriebsstätte, Abteilung und Verursacher (z.B. Verkaufsberater, Serviceberater etc) klassifiziert.

Schritt 2: Visualisierung

Die Visualiserung (Forderungsliste als Übersicht) der offenen Posten erfolgt über eine Website (Intranet-Web-Lösung). Das Portal ist von jedem Arbeitsplatz über den Internet Explorer aufrufbar. Über das Berechtigungskonzept ist die Anzeige der offenen Posten nach den Klassifizierungsmerkmalen Betriebsstätte , Abteilung und Verursacher individuell einstellbar.  Zusätzlich kann die Liste (Übersicht) nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Schritt 3: Bearbeitung der offenen Posten

Durch Klick auf den „Öffnen“-Button gelangt man zu den Detailinformationen des offenen Posten. Hier können Bemerkungen seitens der Finanzbuchhaltung oder der betreffenden Abteilung eingetragen werden, die auch auf der Übersichtsseite sichtbar sind. Der jeweilige letzte Eintrag aus Finanzbuchhaltung und Abteilung wird mit Änderungsdatum protokolliert.

Es finden täglich automatisch Datenabgleiche mit dem Dealer-Management-System statt. Die Aktualisierungszeitpunkte sind dabei frei zu definieren. Wird ein offener Posten  ausgeglichen, wird er automatisch in die Historie geschrieben.